3C TIC. Cuadernos de desarrollo aplicados a las TIC. ISSN: 2254 – 6529 Ed. 38 Vol. 10 N.º 3 Septiembre - Diciembre 2021
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LA PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO Y LAS BASES DE
LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
LONG-TERM DIGITAL PRESERVATION AND THE BASIS FOR
STRATEGIC PLANNING
Elba Bodero Poveda
Magister, Universidad Nacional de Chimborazo, (Ecuador).
Doctoranda, Universidad Nacional de La Plata, (Argentina).
E-mail: ebodero@unach.edu.ec ORCID: https://orcid.org/0000-0003-3807-5203
Marisa De Giusti
Doctora, Universidad Nacional de La Plata, (Argentina).
E-mail: marisa.degiusti@sedici.unlp.edu.ar ORCID: https://orcid.org/0000-0003-2422-6322
Cristian Morales Alarcón
Magister, Universidad Nacional de Chimborazo, (Ecuador).
E-mail: cmorales@unach.edu.ec ORCID: https://orcid.org/0000-0002-0197-0581
Recepción:
08/07/2021
Aceptación:
30/08/2021
Publicación:
29/09/2021
Citación sugerida:
Bodero, E., De Giusti, M., y Morales, C. (2021). La preservación digital a largo plazo y las bases de la
planicación estratégica. 3C TIC. Cuadernos de desarrollo aplicados a las TIC, 10(3), 17-39. https://doi.
org/10.17993/3ctic.2021.103.17-39
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RESUMEN
La planicación estratégica guía a las organizaciones al cumplimiento de sus objetivos y permite afrontar
de manera coherente los problemas que pueden presentarse en el camino de su ejecución. El objetivo de
esta investigación fue adaptar las bases de la planicación estratégica a la implementación de proyectos
de preservación digital a largo plazo. Para esto se realiza un estudio documental, posteriormente se
aplica un análisis de contenido para establecer similitudes y diferencias entre modelos de planicación
estratégica, analizando su aplicabilidad para proyectos de preservación digital a largo plazo. Sus principales
resultados son el proceso para la planicación de la preservación digital, que consta de la formulación,
implantación y evaluación de la estrategia. Además, se deriva la obtención de la comparación de los
modelos de planeación estratégica, el proceso para la preservación digital, los principios fundamentales
de la planicación estratégica que son la auditoría, estrategia y la gestión del riesgo, al mismo tiempo, se
proponen los objetivos estratégicos estándares basados en características de ISO 16363.
PALABRAS CLAVE
Repositorios Digitales, Planicación, Estrategias, Auditoría, Preservación.
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ABSTRACT
Strategic planning guides organizations to the achievement of their objectives and allows them to coherently address the
problems that may arise along the way. The objective of this research was to adapt the bases of strategic planning to the
implementation of long-term digital preservation projects. For this purpose, a documentary study was carried out, then a
content analysis was applied to establish similarities and dierences between strategic planning models, analyzing their
applicability to long-term digital preservation projects. Its main results are the process for digital preservation planning,
which consists of the formulation, implementation and evaluation of the strategy. In addition, it derives the comparison of
strategic planning models, the process for digital preservation, the fundamental principles of strategic planning which are
audit, strategy and risk management, at the same time, it proposes the standard strategic objectives based on ISO 16363
characteristics.
KEYWORDS
Digital Repositories, Planning, Strategies, Auditing, Preservation.
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1. INTRODUCCIÓN
En la preservación digital el término de planicación estratégica, se vincula directamente a la conservación
a largo plazo que corresponde a un tiempo prolongado en el cual se deberán resguardar los objetos
digitales y permitir su acceso. Sin embargo, muchas situaciones afectan la normal preservación digital,
estas pueden ser de origen interno o externo, ecomo la estructura organizacional, la administración de
los objetos digitales, la seguridad e infraestructura física, riesgos de inadecuada preservación digital,
obsolescencia tecnológica, degradación de soportes, intervención del ser humano, seguridad, acceso a
la información, falta de documentación, políticas, desastres naturales, entre otras. La planicación guía
a las organizaciones estableciendo los pasos y procedimientos a llevar a cabo para cumplir sus metas.
Tarzijan (2018) menciona que la estrategia es un plan mediante el cual un conjunto de elecciones,
lógicas, políticas y caminos de acción, buscan llegar a la conclusión de las metas planteadas por una
organización, las cuales deben tener coherencia con la propuesta de valor, capacidades y recursos.
Rumelt (2011) dene a la estrategia como un “conjunto coordinado de acciones destinadas a abordar
los problemas identicados en el diagnóstico acerca de los principales desafíos de una empresa. Así la
estrategia es una lógica impuesta a una organización para hacer algo que de otra manera no se podría
realizar”.
Existen varias deniciones de la estrategia, sin embargo, todos exponen políticas o elecciones lógicas que
deben ser ejecutadas de la forma más adecuada para llegar a un n deseado. En la preservación digital
la estrategia está encaminada a resguardar y preservar la información digital a largo plazo, por lo tanto,
se puede indicar que la estrategia de preservación digital, es plantear acciones destinadas a encontrar
soluciones a los problemas para proteger la información digital en el transcurso del tiempo.
La planeación estratégica según Rodríguez (2014) son acciones organizadas, denidas y disciplinadas
que realiza la organización para cumplir su misión y visión, esta toma en cuenta los objetivos a mediano
y largo plazo, constituyéndose en una herramienta que posibilita a la empresa, el análisis de escenarios
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cambiantes, complejos y exigentes; concentrando esfuerzos para la adaptación a los mismos, logrando
la ecacia, eciencia en sus procesos y cumplimiento de sus metas. La planicación estratégica, es un
proceso que utiliza un método de análisis y guía a la organización en una posición competitiva en un
entorno de permanente cambio (Cantera, 1989).
La planicación diere de la planicación estratégica, debido a que la primera carece de un análisis
del entorno real y sus objetivos pueden tornarse inalcanzables e incluso en varias organizaciones
puede formularse únicamente como mera formalidad. Entonces el término planicación estratégica de
preservación digital, tiene que ver con un proceso de análisis interno y externo del repositorio digital,
con la nalidad que el mismo ejecute de forma idónea su misión y llegue a cumplir una preservación
óptima en el futuro (visión) a través de la estrategia.
En esta investigación se estudian tres modelos de planeación estratégica, el Modelo de Fred David,
Cuadro de Mando Integral (CMI) de Kaplan y Norton, y el Modelo de Goodstein, Nolan y Pfeier.
Además, se realiza una interrelación con los estándares, modelos de auditoría y madurez de preservación
digital para responder a las siguientes preguntas de investigación ¿Qué aspectos similares y diferencias
existen entre estos modelos de planicación estratégica?, ¿Cuál debe ser el proceso para planicación de
la preservación digital y que criterios o perspectivas se deben considerar?, ¿Qué matrices de planicación
estratégica pueden aplicarse a la preservación digital a largo plazo?, ¿Cuáles son los principios
fundamentales de la planicación estratégica y la preservación digital? y ¿Qué objetivos estratégicos
estándares pueden ser planteados a partir de la preservación digital?, estas preguntas de investigación
cumplen con el objetivo de adaptar las bases de la planicación estratégica a la implementación de
proyectos de preservación digital a largo plazo.
Existen muy pocos trabajos cientícos relacionados con la planicación estratégica y preservación digital
como soporte para la investigación, se realizó una búsqueda bibliográca acerca de esta interrelación,
se presentan:
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“Análisis de tres modelos de planicación estratégica bajo cinco principios del pensamiento complejo”
(Fuentes y Luna, 2011), en el artículo se analizan los modelos de planicación estratégica de Fred David,
Kaplan y Norton con el Cuadro de Mando Integral y Goodstein, Nolan y Pfeier, bajo los principios:
sistémico, retroalimentación, autonomía/dependencia o estrategia situacional.
Enfocado a la gestión y planicación en preservación digital destacan los siguientes temas:
“Preservar la producción académica digital para el futuro de políticas diseñadas en los repositorios de
Argentina” (Corda et al., 2020), en este artículo se propone la elaboración de políticas que aseguren la
preservación digital de los repositorios digitales y que estas se adapten a los cambios tecnológicos, a partir
del análisis de las actuales políticas.
“Directrices para la creación de un programa de preservación digital” (Rivera, 2009), es una guía para
organizaciones que desean la preservación de sus documentos de manera digital. También, presenta
requerimientos, problemas y estrategias.
“Los repositorios digitales para la conservación. Un acercamiento a la preservación digital a largo plazo”
(Álvarez, 2017), propone aspectos teóricos sobre la aplicación de la conservación y las acciones que
son necesarias para el funcionamiento de los repositorios digitales en las organizaciones, además de las
principales problemáticas a resolver en la preservación digital a largo plazo.
“Requisitos para a valoração de riscos de preservação em repositórios digitais” (Ravelo et al., 2019),
proponen un conjunto de requisitos generales más importantes que deben tenerse en cuenta para
la valoración de riesgos en los repositorios digitales y así determinar la conabilidad, autenticidad e
integridad en la preservación digital.
“Retos y alternativas para la preservación a largo plazo de información digital en bibliotecas” (Carranza,
2014), describe los problemas fundamentales que pueden presentar las bibliotecas en cuanto a la
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preservación a largo plazo de la información digital. Se proponen procesos, soluciones tecnológicas y las
alternativas de software más importantes.
“Gestión de recursos digitales: biblioteca digital” (Delgado, 2006), analiza aspectos y características de
una biblioteca pensada para el futuro y la preservación de sus documentos, además de criterios para el
desarrollo de colecciones de recursos digitales.
“Las actividades y el planeamiento de la preservación en un repositorio institucional” (De Giusti et
al., 2012), presenta conceptos, estándares de preservación digital y una estrategia de preservación de
contenidos de un repositorio institucional que hace énfasis en la utilización de metadatos y el modelo
OAIS.
En la información analizada se pudo observar que las investigaciones presentan conceptos teóricos
acerca de la preservación digital, procesos a tomar en cuenta y recomendaciones para la adecuada
preservación, modelos de auditoría o parámetros para evaluar el estado de los repositorios digitales, pero
no una propuesta rme que adapte las bases de la planicación estratégica en la preservación digital de
los repositorios digitales en las organizaciones, que implemente principios o pilares de la planicación
estratégica, que analice la situación del repositorio digital en relación a sus perspectivas y que indique
como llegar a cumplir su visión. La presente investigación forma parte de la tesis doctoral “Modelo de
madurez para preservación digital a largo plazo aplicando principios de planicación estratégica” del
Doctorado en Ciencias Informáticas de la Universidad Nacional de La Plata - Argentina.
2. METODOLOGÍA
Esta investigación tiene un enfoque cualitativo, para Andréu (2000), el análisis de contenido cualitativo
“consiste en un conjunto de técnicas sistemáticas interpretativas del sentido oculto de los textos”. La idea
principal es interpretar desde una perspectiva general los trabajos de investigación de varios autores en
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relación al tema, con el objetivo de profundizar en sus propuestas y descubrir tópicos aún no tratados,
a partir de lo analizado se establece criterios propios y se realiza la generación de nuevo conocimiento.
Este trabajo realiza un análisis documental a través de la búsqueda y selección pormenorizada de
documentos de alta conabilidad, relacionados al tema de investigación. Se incluyeron libros, artículos
de revistas cientícas y tesis doctorales, vinculados al tema de preservación digital y planicación
estratégica, además de sitios web de organizaciones especializadas en la gestión de objetos digitales y su
preservación, esto con la nalidad de realizar un análisis de contenido y recopilación de los aspectos más
relevantes para dar cumplimiento al objetivo de esta investigación (Fernández, 2002).
Este estudio consta de dos etapas en la primera se llevó a cabo la búsqueda bibliográca, la selección
de temas relacionados y posteriormente el análisis de contenido cualitativo, observando la problemática
actual, el contexto y entorno, con la nalidad de establecer los factores determinantes de análisis para la
misma, después se realizó la recolección de información y elaboración de conceptos, procesos, métodos,
estrategias y aplicaciones, en los cuales se incluyeron y estudiaron los modelos de planicación estratégica
de: Fred David, Cuadro de Mando Integral (CMI) de Kaplan y Norton y el Modelo de Goodstein, Nolan
y Pfeier.
En la segunda etapa para aproximar las bases o principios de la planicación estratégica a la preservación
digital a largo plazo se realizan las siguientes actividades con la nalidad de responder a las preguntas
de investigación planteadas (1) se comparan los aspectos similares y las diferencias de los modelos de
planicación estratégica, (2) se especica cuál debe ser el proceso para planicación de la preservación
digital y que criterios o perspectivas considerar. (3) se analiza que matrices de planicación estratégica
pueden aplicarse a la preservación digital a largo plazo, (4) se determinan los principios fundamentales de
la planicación estratégica y la preservación digital, y nalmente (5) se denen los objetivos estratégicos
estándares para preservación digital a largo plazo.
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3. RESULTADOS
3.1 MODELOS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
A. Modelo de Fred David
En este modelo de planicación estratégica intervienen todos los elementos importantes de la organización,
parte de los principios y la situación actual de una entidad, es dinámico y continuo. El objetivo del
modelo es llegar a cumplir la visión de la organización mediante el compromiso y participación de
todo el personal. Motiva a crear metas individuales y apoyar a las colectivas para el benecio común y
el cumplimiento de los objetivos planteados (David, 2013). Este modelo es propuesto en tres fases: (1)
formulación, (2) implantación y (3) evaluación de la estrategia.
En la fase de Formulación de la estrategia mediante una auditoría externa e interna se identica la
situación actual de la organización. Se plantea la misión, visión y objetivos, con la nalidad de conocer
quiénes somos y hacia dónde buscamos dirigirnos. En la misión se debe indicar quienes son los clientes
de la organización, cuáles son los principales productos o servicios que proporciona, en dónde compite
geográcamente, si está actualizada tecnológicamente, si existe crecimiento, solidez nanciera, desarrollo
y rentabilidad. Se debe establecer un concepto propio en el que se identique la propuesta distintiva de
valor y la ventaja competitiva de la organización. La visión debe ser corta, esta debe ser formada de
preferencia por una oración y desarrollada por tantos gerentes como sea posible, porque una visión
denida proporciona el fundamento para crear una misión integral. En la visión se debe establecer lo
que se desea llegar a ser y proyectar a un futuro, que por lo general puede ser cinco o diez años, debe
indicar, además, la manera en la que se conseguirá cumplir esos objetivos.
Concerniente a la auditoría externa se destaca la Matriz de Evaluación de Factor Externo (EFE) en la
cual se analiza la información de aspectos económicos, sociales, culturales, demográcos, ambientales,
políticos, legales, tecnológicos y competitivos, que inuyen o pueden inuir en la planicación y procesos,
clasicándolos en oportunidades y amenazas. Por otra parte, la auditoría interna permite identicar
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fortalezas y debilidades de una organización, en ella se realiza la Matriz de Evaluación de Factores
Internos (EFI), la cual permite analizar los principales factores propios de una organización que inuyen
en los procesos de la misma.
Posteriormente, se plantean los objetivos a largo plazo los cuales deben ser cuanticables, realistas,
comprensibles, desaantes, jerárquicos, fáciles de lograr y congruentes entre las unidades de la empresa.
Cada objetivo debe relacionarse con un límite de tiempo y deben asignarse los responsables de cada una
de las actividades que implican la ejecución adecuada de los mismos.
Una de las principales etapas en la creación, evaluación y selección de las estrategias es la aportación
de información, el personal que trabaja en la empresa deberá comunicar sus ideas al equipo encargado
de la planicación estratégica de la organización, con el apoyo de las matrices EFE y EFI. En la matriz
de confrontación DAFO se depuran estos aportes para llegar a concebir las mejores estrategias que
permitan alcanzar la visión empresarial.
Una vez nalizada la fase de formulación de la estrategia se procede a la implementación de la estrategia,
en la cual se deben jar los procesos de organización, investigación y desarrollo enfocados a obtener los
objetivos planteados, además, se denen los objetivos y políticas anuales, la distribución de recursos,
manejo de conictos, conexión de la estructura con la estrategia, reestructuración y reingeniería. En esta
fase también se menciona el vínculo del desempeño, el manejo a la resistencia al cambio, el ambiente
natural y la cultura de apoyo.
La fase nal de este proceso de planeación estratégica es la evaluación de la estrategia, esta es imprescindible
para realizar los planes de mejora respectivos en virtud del cumplimiento de la planicación estratégica, en
esta se incluyen los riesgos que pueden presentarse durante el proceso de ejecución, debe considerarse un
enfoque a corto, mediano y largo plazo, lo cual permitirá afrontar situaciones de cambio e inconvenientes
durante la ejecución. También, es necesario comparar el progreso real con el planicado hacia el logro
de los objetivos.
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B. Modelo de Kaplan y Norton (Cuadro de Mando Integral)
El Balanced Scoredcard o cuadro de mando integral, es un sistema de medida de rendimiento, el cual se
encuentra derivado de la visión y estrategia, reejando los aspectos más importantes del negocio (Kaplan
y Norton, 2016). A través de sus indicadores muestran la situación de una organización con respecto a la
ejecución de su planicación estratégica y a través de su análisis permite la toma de decisiones y acciones
correctivas, e incluso, si es necesario, rediseñar la estrategia en base a los resultados que se presentan. Los
indicadores que se muestran a menudo en el cuadro de mando son crecimiento e innovación, eciencia
o productividad, y estabilidad en el mercado (Los Santos, 2008). Por medio de estos indicadores se
puede traducir de forma sistemática la situación de la empresa, compararla y vericar si cumple con los
objetivos empresariales. El cuadro de mando integral traduce las estrategias en medidas de actuación,
las cuales proporcionan a la organización la guía necesaria para gestionar y medir los procesos, así
como también sus resultados. Como todos los métodos de planicación estratégica, su nalidad es la
consecución de los objetivos empresariales. Kaplan y Norton (2016), propone medir el CMI en cuatro
perspectivas:
Perspectiva Financiera, se enfoca en los accionistas de la organización, brinda atención a los temas
relacionados con la contabilidad, niveles en la economía, las ganancias, el rendimiento y rentabilidad
de la empresa. En esta se deben determinar los indicadores nancieros clave para la medición de
resultados, para así evaluar si la estrategia y el plan de acción se encuentran funcionando correctamente
con respecto a la rentabilidad. Su propósito es el aumento de ventas, utilidades y reducción de costos.
Perspectiva del Cliente, que analiza la satisfacción y requerimientos de este, establece los segmentos de
mercado, la imagen que proyecta la empresa al consumidor, el valor agregado del producto, la manera de
medir indicadores referentes al consumidor y el mercado. Esto se realiza con la nalidad de obtener más
consumidores, propiciar la satisfacción de los mismos y así delizarlos. Es importante en esta perspectiva
realizar la segmentación de mercado, identicar características y patrones de los consumidores.
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Perspectiva Procesos Internos, cuyo n es establecer el adecuado funcionamiento de los procesos que
componen la empresa, para asegurar que los mismos se desempeñen de una manera adecuada. En esta
perspectiva se deben analizar los procesos operativos, de gestión de clientes y de personal, su entorno y
medio ambiente. Este modelo abarca tres procesos principales: la innovación, la operación y el servicio
postventa.
Perspectiva de Formación y Crecimiento, se centra en mejorar o innovar los productos o servicios,
la organización debe desarrollar nuevos proyectos y estar constantemente actualizada a la situación
global, política, cultural y tecnológica. Ser capaces de expandirse a nuevos mercados y consumidores.
Aprovechar sus oportunidades, transformarlas en desarrollo y crecimiento para la empresa. Esta
perspectiva propone tres categorías principales para los indicadores clave, capacidades de los empleados,
sistemas de información y motivación.
C. Modelo de Goodstein, Nolan y Pfeier
Goodstein et al. (1998), denen que la planicación estratégica aplicada se encuentra enfocada en el
futuro, impulsada por el liderazgo y no especícamente por un líder, es necesario un alto involucramiento
organizacional y este plan es aceptado por todos ellos. Comprende las siguientes fases:
Planeación, la planeación inicia con el monitoreo del entorno y macroentorno en el cual se encuentran
los aspectos sociales involucrados en la planicación estratégica. Se considera, además, la estructura de la
industria, así como también la competencia y los modelos de segmentación de mercado. Posteriormente,
se analiza los factores internos, en el mismo se encuentran sus datos históricos y estadísticos, sus fortalezas
y debilidades.
La búsqueda de valores, en una organización es sumamente importante identicar los valores que
proporcionan a sus clientes, socios y que es transmitido a sus empleados, entre ellos se encuentran: valores
personales, valores organizacionales, losofía de operaciones, cultura organizacional. Así también, la
formulación de la misión, se plantea como un enunciado claro del tipo de negocio o giro que ejecuta
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la organización. Para ello es importante considerar ¿Qué función desempeña la organización?, ¿Para
qué desempeña está función?, ¿De qué manera trata de desempeñar la función?, ¿Por qué existe está
organización?
Diseño de la estrategia del negocio, una de las etapas más cruciales es el diseño de la estrategia de
negocio, en esta se identican las principales actividades estratégicas o líneas de acción que la empresa
desarrolla para dar cumplimiento a su visión. El establecimiento de los indicadores críticos de éxito,
las acciones estratégicas mediante la cual la entidad logrará su visión, además, determinar la cultura
organizacional necesaria para apoyar el logro de las acciones e indicadores.
Subsiguientemente, se realiza la auditoría del desempeño, esta busca proveer de información nueva y
útil a la organización, para el planteamiento de perspectivas y recomendaciones de mejora, a través de
un análisis en el cual se encuentran involucrados factores internos y externos. Una de las herramientas
utilizadas por esta metodología es la matriz de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades
(DAFO) y el análisis del competidor. Conjuntamente se realiza el análisis de brechas, para comparar el
desempeño real con el desempeño esperado y así ampliar el marco de tiempo para lograr los objetivos,
reducir la magnitud o alcance de los mismos, reasignar los recursos para el cumplimiento de metas y
la obtención de nuevos recursos en los que se pueden incluir: talento humano, productos, mercado y
capital.
Posteriormente se realiza la integración de los planes de acción, en las cuales se incluyen estrategias de
crecimiento concentrado, innovación, desarrollo del productos o servicio, integración, diversicación,
reducción de costos, entre otros, para luego realizar planeación de contingencias, identicando los
factores internos y externos más importantes para la organización, desarrollar puntos de partida, a n
de iniciar acciones para cada contingencia y apoyar cuáles pasos se darán para cada uno de estos puntos
de partida. Finalmente, la implementación, que efectúa los planes establecidos en todos los niveles de la
empresa y establece indicadores para su seguimiento. En esta etapa se puede hacer uso de un Cuadro de
Mando Integral, el cual complementaría el seguimiento y evaluación del avance de la estrategia.
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3.2 APROXIMACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA A LA PRESERVACIÓN
DIGITAL
A. Comparación de modelos de planicación estratégica
Las principales similitudes, guardan relación a que en todos los modelos se establece la misión, visión
y los objetivos a corto y largo plazo. Además, se analizan los factores internos y externos como punto
de partida para la creación de las estrategias. Se realiza una evaluación de las estrategias implantadas,
para vericar su efectividad, realizar cambios correctivos o de mejora. Los modelos de Goodstein,
Nolan y Pfeier y de Fred David especican la importancia de la interrelación y comunicación de todos
los componentes de la empresa. Todo el personal debe ser partícipe y aportar para el cumplimiento
de los objetivos. Indican la importancia del proceso de auditoría en las actividades de la planicación
estratégica. Además, proponen la utilización de matrices como herramientas de apoyo en los procesos
para la obtención de información a ser utilizada en el desarrollo de las estrategias. También, en sus fases
implementan el proceso de planicación de contingencias ante los riesgos. Todos los modelos estudiados
pueden ser utilizados en organizaciones con y sin nes de lucro.
Una importante diferencia es que los tres modelos presentan sus fases de manera distinta. Además, el
modelo de Kaplan y Norton, no se enfoca en un proceso especíco, más bien en las perspectivas que
deben ser analizadas en la planicación, en las cuales la prioridad las especica cada organización.
Propone la utilización de indicadores clave para la obtención de la información en el desarrollo de las
estrategias y posteriormente para la medición y evaluación de las mismas en la toma de decisiones.
Es utilizada para evaluación y seguimiento de las estrategias, puede ser complementario para otras
metodologías de planicación estratégica. El modelo de Fred David plantea tres fases generales que
son la formulación, implantación y evaluación de la estrategia, estas son aplicables en el modelo de
preservación digital, debido a que las mismas guardan relación con el proceso de planicación estratégica
en las organizaciones y al ser general permite la adaptación de las características y actividades propias de
la preservación digital. De igual manera el modelo de Kaplan y Norton puede ser aplicado, considerando
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que posterior a la fase de formulación de la estrategia, se debe utilizar una herramienta que permita
evaluar los objetivos estratégicos y monitorear el avance de los mismos. Aspectos a destacar en Modelo
Goodstein, Nolan y Pfeier, es su auditoría de desempeño y su análisis de brechas. En la Tabla 1, se
comparan las fases de los modelos de planicación estratégica.
Tabla 1. Comparación Modelos de planicación estratégica.
Modelo de Fred David Modelo de Kaplan y Norton Modelo de Goodstein, Nola y Pfeiffer
Fases:
1. Formulación de la estrategia
a. Desarrollo de las declaraciones
de la misión y visión
b. Realización de una auditoría
interna
c. Realización de una auditoría
externa
d. Establecimiento de los objetivos
a largo plazo
e. Creación, evaluación y
selección de las estrategias
2. Implantación de la estrategia
a. Implantación de estrategias,
asuntos relacionados con la
gerencia
b. Implantación de las estrategias,
asuntos relacionados con la
mercadotecnia, las nanzas,
la investigación y el desarrollo,
además de los sistemas de
información de la gerencia
3. Evaluación de la estrategia
a. Medición y evaluación del
rendimiento
Fases:
1.Claricación y traducción de la
visión y la estrategia
2.Comunicación
3.Planicacion y establecimiento de
objetivos
4.Feed back estratégico
Perspectivas:
- Perspectiva nanciera
- Perspectiva del cliente
- Perspectiva del proceso interno
- Perspectiva de formación y
crecimiento
Fases:
- Planeación
- Búsqueda de valores
- Formulación de la misión
- Diseño de la estrategia de negocio
- Auditoria del desempeño
- Análisis de brechas
- Integración de los planes de acción
- Planeación de contingencias
- Implementación
Fuente: elaboración propia.
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B. Procesos y perspectivas para planicación de la preservación digital
Las fases idóneas para realizar una planicación estratégica son la formulación de la estrategia, en
la cual se realiza una investigación de los factores internos y externos inuyentes y el análisis de los
mismos, obteniendo resultados clave para la creación de la estrategia. Posteriormente, en la fase de
implementación de la estrategia, se analiza el riesgo, para así implementarla en una herramienta como
lo es el CMI, con sus respectivos indicadores, plazos, responsables, etc. Esta herramienta CMI, además,
apoya a la fase de evaluación y seguimiento de la estrategia, en la cual se debe reevaluar aspectos de
auditoría, cumplimiento de los objetivos estratégicos y que medidas se han adoptado para disminuir los
riesgos de la ejecución de la planicación.
En la planicación estratégica el repositorio digital debe considerar al menos dos componentes principales
que son el proceso y sobre qué aspectos generales o perspectivas se analizará la auditoría y se planicarán
los objetivos estratégicos. Una vez analizados los modelos de auditoría, se considera que el estándar ISO
16363, es el más completo y clasica la información relacionada a la preservación digital de una manera
concreta y considerando todos los aspectos involucrados. Estos criterios: infraestructura organizativa,
gestión del objeto digital y gestión de la infraestructura de seguridad, de este estándar, pueden convertirse
en perspectivas generales de análisis estratégico. En la Figura 1 se especica el proceso a considerar para
una adecuada planicación de la preservación digital a largo plazo.
Organización
1. Formulación
2. Implantación 3. Evaluación
Preservación digital a
largo plazo
Aproximación de preservación digital a largo plazo
Perspectivas de análisis
Infraestructura organizativa
Gestión del objeto digital
Gestión de infraestructura y seguridad
Figura 1. Aproximación de modelo de preservación digital a largo plazo
Fuente: elaboración propia.
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C. Matrices y actividades
Con respecto a la formulación de la estrategia, la matriz de análisis PESTEL es de utilidad, sin embargo,
una serie de preguntas clave enfocadas especícamente a la preservación digital durante una entrevista,
agrega un valioso aporte, al igual que la matriz en mención se considerarán aspectos políticos, económicos,
sociales, tecnológicos, ecológicos o de ambiente y legales, además, estos aspectos se encuentran en
concordancia con el estándar de auditoría ISO 16363 (ver Figura 2).
Características ISO 16363
3.1. Viabilidad de la organización y su gobierno
3.2. Estructura rganizativa y provisión de personal
3.3. Marco de procedimiento de responsabilidad y
política de conservación
3.4. Sostenibilidad financiera
3.5. Gestión de contratos, licencias y pasivos
4.1. Ingreso: adquisición de contenido
4.2. Ingreso: creación del Paquete de información de
archivo (AIP)
4.3. Planificación de la conservación
4.4. Conservación del Paquete de información de
archivo (AIP)
4.5. Gestión de la información
4.6. Gestión de acceso
5.1. Gestión de riesgos de infraestructura técnica
5.2. Gestión del riesgo de seguridad
3.1, 3.2, 3.3, 4.1, 4.3,
4.6
3.4
4.2, 4.4, 4.5, 5.1, 5.2
5.1, 5.2
3.5
Políticos
Económicos
Socio-culturales
Tecnológicos
Ecológicos
Legales
Figura 2. Características ISO 16363, clasicadas en aspectos PESTEL.
Fuente: elaboración propia.
De igual manera el análisis de la competencia ha sido un aspecto que no se considera para la formulación
del modelo de madurez, debido a que no representa la razón de ser de un repositorio digital. El análisis
interno y externo, se lleva a cabo a través de la auditoría en base a la norma ISO 16363 (ver Figura
3), por otro lado la matriz de confrontación de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades
(DAFO), puede suplirse o complementarse con la estrategia de análisis para Corregir, Afrontar, Mantener
y Explotar (CAME), sin embargo estas pueden ser adaptadas a la preservación digital y que permitan el
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planteamiento de un modelo de madurez de preservación digital y no simplemente a una planicación
estratégica de un repositorio.
Con respecto a la fase de implantación de la estrategia, el establecimiento y revisión de procesos, se
aplica a través de la ISO 14721 (OAIS), la misma que ya se encuentra incluida en el modelo ISO 16363,
al igual que la sección nanciera.
Características ISO 16363
3.1. Viabilidad de la organización y su gobierno
3.2. Estructura rganizativa y provisión de personal
3.3. Marco de procedimiento de responsabilidad y
política de conservación
3.4. Sostenibilidad financiera
3.5. Gestión de contratos, licencias y pasivos
4.1. Ingreso: adquisición de contenido
4.2. Ingreso: creación del Paquete de información de
archivo (AIP)
4.3. Planificación de la conservación
4.4. Conservación del Paquete de información de
archivo (AIP)
4.5. Gestión de la información
4.6. Gestión de acceso
5.1. Gestión de riesgos de infraestructura técnica
5.2. Gestión del riesgo de seguridad
Factores internos Factores externos
3.1, 3.2, 3.3, 3.5,
4.2, 4.3, 4.4
3.4, 4.1,
4.5, 4.6,
5.1, 5.2
Figura 3. Características ISO 16363, clasicadas en factores internos y externos.
Fuente: elaboración propia.
D. Principios fundamentales de la planicación estratégica y la preservación digital
Se plantan los principios fundamentales los cuales son cuanticables de manera porcentual, para facilitar
la medición de la madurez de la preservación digital en las organizaciones, estos son los siguientes: el
cumplimiento de la auditoría de preservación digital que en este modelo de madurez aplica como base
la ISO 16363. El cumplimiento de la visión que se realiza a través de la ejecución de la estrategia, por
lo que se puede resumir con cumplimiento de la estrategia. Y el riesgo de cumplimiento de la visión y
ejecución de la estrategia, que posteriormente se denirá como gestión del riesgo. En la Figura 4, se
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pueden observar los principios de la planicación estratégica de la preservación digital planteados en
esta investigación.
Cumplimiento de la estrategia
Cumplimiento de la auditoría de preservación digital
Riesgo
Figura 4. Evaluación de madurez de preservación digital basada en los principios planicación estratégica.
Fuente: elaboración propia.
E. Objetivos estratégicos estándares
Se plantean los objetivos estratégicos estándares para ello se hace uso de la ISO 16363 con sus
características de nivel 2 (nivel de numeración), como se puede observar en la Tabla 3, las características
se traducen en el incremento de su nivel (nivel de cumplimiento), debido a que, en fases iniciales de la
planicación estratégica, la auditoría debe calicar cuantitativamente su cumplimiento. Entonces los
objetivos estratégicos están centrados en mejorar el cumplimiento de la auditoría, mantener y explotar
las características de la misma en benecio del repositorio digital.
• Incrementar el nivel de viabilidad de la organización y su gobierno.
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• Incrementar el nivel de estructura organizativa y provisión de personal.
• Incrementar el nivel del marco de procedimiento de responsabilidad y política de conservación.
• Incrementar el nivel de sostenibilidad nanciera.
• Incrementar el nivel de gestión de contratos, licencias, y pasivos.
• Incrementar el nivel de gestión para la ingesta de contenido.
• Incrementar el nivel de gestión para la ingesta: creación del paquete de información de archivo
(AIP).
• Incrementar el nivel de planicación de la conservación.
• Incrementar el nivel de conservación del Paquete de información de archivo (AIP).
• Incrementar el nivel de gestión de la información.
• Incrementar el nivel de gestión de acceso.
• Incrementar el nivel de gestión del riesgo de infraestructura técnica.
• Incrementar el nivel de gestión del riesgo de seguridad.
4. CONCLUSIONES
El proceso que se plantea para la planicación de la preservación digital a largo plazo se basa en tres
fases: la primera la formulación, donde se analizan aspectos de entorno, internos y externos de los
repositorios digitales y se formulan las estrategias. La segunda la implantación, en la cual se analiza el
riesgo de ejecución de estrategias y se implanta la planicación mediante una herramienta que permita
medir el avance de cumplimiento, para posteriormente en la tercera fase realizar la evaluación de la
estrategia, la medición de la gestión del riesgo y el cumplimiento de la auditoría.
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Las matrices que pueden aplicarse deben adaptarse a una normativa como la ISO 16363, que contiene
tantos aspectos internos como externos. Se pueden utilizar distintas matrices propias de la planeación
estratégica, una de las más importantes es el Cuadro de Mando Integral, que permiten el seguimiento y
evaluación de la estrategia.
Se ha denido como principios lo que constituyen los pilares fundamentales de la planicación, que
guarda estrecha relación con los aspectos necesarios para la creación de un modelo de madurez de
preservación digital, estos son: el cumplimiento de la auditoría, cumplimiento de la estrategia y gestión
del riesgo, todos estos planteados de forma cuanticable, de tal manera que permita su seguimiento y
evaluación.
Los objetivos estratégicos deben abarcar todos los aspectos de la preservación digital a largo plazo, por lo
que se realiza una adaptación de las características del modelo de auditoría ISO 16363, con la nalidad
de incrementar el nivel de cumplimiento de la auditoría, mantener y aprovechar las mismas a través de
la planicación estratégica.
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