METODOLOGÍA PARA LA SELECCIÓN DE SISTEMAS
ERP PARA PYMES
METHODOLOGY FOR THE SELECTION OF ERP
SYSTEMS FOR SMES
Raúl Oltra-Badenes
Dr. Ingeniero Industrial. Departamento de Organización de Empresas. Universitat
Politècnica de València. Valencia. España.
E-Mail: rauloltra@doe.upv.es ORCID: https://orcid.org/0000-0002-1522-8230
Hermenegildo Gil-Gomez
Dr. Ingeniero de Telecomunicaciones. Instituto de Automática e Informática
Industrial (Ai2). Universitat Politècnica de València. Valencia. España.
E-Mail: hgil@ai2.upv.es ORCID: http://orcid.org/0000-0002-7985-2454
Vicente Guerola-Navarro
Ingeniero Industrial.
Departamento de Organización de Empresas. Universitat Politècnica de Valencia. España.
E-mail: viguena@omp.upv.es ORCID: http://orcid.org/0000-0002-0367-6319
Recepción: 04/07/2018. Aceptación: 03/09/2018. Publicación: 23/11/2018
Citación sugerida:
Oltra-Badenes, R., Gil-Gomez, H. y Guerola-Navarro, V. (2018). Metodología para la selección de
sistemas ERP para pymes. 3C Empresa. Investigación y pensamiento crítico, 7(4), pp. 10-33. doi:http://dx.doi.
org/10.17993/3cemp.2018.070436.10-33/
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RESUMEN
Los Enterprise Resources Planning (ERP) son sistemas de información concebidos para gestionar
todos los procesos de una organización, de forma que permiten y facilitan la toma de decisiones
desde una perspectiva global de la organización en su conjunto, y no sólo desde un punto de vista
departamental. Por ello, este tipo de sistemas se convierten en un factor clave en las organizaciones.
Pero evidentemente, no todos los ERP son adecuados para todas las organizaciones, y es
muy importante que cada organización implante el sistema ERP más adecuado a sus procesos
y características. Para ello, establecer y seguir un proceso de selección es fundamental. Existen
diferentes estudios que tratan de identicar y proponer los pasos más adecuados a seguir para una
correcta selección de sistemas ERP, pero la mayoría se centran tan sólo en una parte del proceso, y
están basados en casos de multinacionales o grandes empresas. Por este motivo, no son aplicables
a las pequeñas y medianas empresas (PYMES) españolas. Por ello, en este artículo se presenta la
metodología MSERP para la selección de un sistema ERP adecuado a una PYME española que
puede servir de guía a este tipo de empresas en selección de un sistema ERP.
ABSTRACT
Enterprise Resources Planning (ERP) is an information system designed to manage all the processes of an organization,
allowing and facilitating decision making from a global point of view, of the organization as a whole, and not only
from a point of view. departmental view. Therefore, this type of systems becomes a key factor in organizations. Of
course, not all ERPs are suitable for all organizations, and it is very important that each organization implement
the ERP system that is most appropriate to its processes and characteristics. To do this, establishing and following a
selection process is fundamental. However, many of the criteria can be considered, and it is very complex to take them
into account. There are dierent studies that deal with the process for the selection of ERP systems. But most of them
cover just part of this process, and are based on the requirements of multinational or large companies, and are not
transferable to small and medium enterprises (SMEs) in Spain.
In this paper, we present the methodology MSERP for the selection of an ERP system suitable for a Spanish SME,
for which, a serie of steps based on the existing literature and the experience of dierent experts in the sector.
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Ed. 36. Vol.7 Nº 4. Noviembre ‘18-Febrero ‘19
DOI:http://dx.doi.org/10.17993/3cemp.2018.070436.10-33/
PALABRAS CLAVE
Selección sistema ERP, ERP, Enterprise Resources Planning, Sistema de información para la
Gestión, AHP.
KEY WORDS
ERP system selection, ERP, Enterprise Resources Planning, Mangement Information System.
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1. INTRODUCCIÓN
Como indican Gil, et al., (2010) se pueden considerar a los sistemas ERP como la consecuencia de la
evolución y sosticación de los sistemas de gestión de inventarios durante los últimos sesenta años.
Fruto de esta evolución, surgen los ERP, que son sistemas capaces de gestionar de forma integrada
la información y conocimiento de todos los procesos de una empresa, desde los más primarios como
son, por ejemplo, los relacionados con la contabilidad, compras, ventas, producción hasta otros
secundarios (aunque igual de importantes) como los relacionados con la gestión de recursos humanos,
gestión de costes, calidad, etc. Los sistemas ERP son, por tanto, una plataforma de comunicación
entre todas las áreas de la empresa, que pueden conseguir, mediante su explotación, una mayor
eciencia. Pero también son sistemas capaces de conectar entre sí y transferirse información de una
forma automática, con el consiguiente ahorro de costes, tiempo, errores, y con la disponibilidad de
información on-line en cualquier momento (Oltra, 2012). De este modo, los ERP, no sólo pueden
mejorar el funcionamiento interno de una organización, sino que, bien implantados y explotados,
pueden mejorar la relación de la empresa con su entorno, pudiendo incluso llegar a aumentar la
eciencia y capacidad de respuesta de una cadena de suministro (Oltra, et al., 2012).
Evidentemente, no todos los ERP son iguales, no tienen las mismas características en cuanto a
módulos, opciones, funcionalidades, costes, complejidad de implantación, usabilidad, etc. Existen
muchos sistemas ERP en el mercado, y están enfocados a diferentes tipos de organizaciones, como
pueden ser grandes empresas, multinacionales, empresas de sectores concretos (estos sistemas son
conocidos como “verticales” o “sectoriales”), de un área geográca, etc.
Por tanto, dado que, en muchas organizaciones, los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning)
son el motor de información que permite la ejecución de los procesos de negocio (Cunha, et al.,
2016), la selección del software ERP adecuado a una organización concreta, con sus características
particulares, es una decisión extremadamente crítica para dicha organización. Sin embargo,
muchas organizaciones, sobre todo las PYME, carecen en la mayoría de los casos del conocimiento
adecuado para realizar esta selección. Para facilitar esta toma de decisión y, sobre todo, para poder
tomar la decisión de forma más adecuada, se hace necesaria una metodología que proponga paso
a paso las actividades a realizar.
Por tanto, el objetivo principal de este artículo es diseñar una metodología que pueda servir como
guía de selección de sistemas ERP en las PYMES españolas.
Para ello, se ha realizado un análisis de la literatura cientíca relativa a la selección de sistemas de
información y más en concreto de sistemas ERP, y posteriormente se ha contrastado la información
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del estudio teórico en el entorno empresarial, entrevistando a consultores de implantación de
sistemas ERP, así como a empresas que han implantado estos sistemas y a expertos reconocido en
el sector.
Después de recopilar y analizar de forma conjunta toda la información recogida, y en base a ella, en
el siguiente apartado se propone la metodología MSERP, una metodología de selección de sistemas
ERP, orientada a las PYMEs españolas.
2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Para poder proponer la metodología que se presenta a continuación, previamente se han revisado
diferentes trabajos sobre selección de sistemas ERP y los pasos a seguir que se proponen para
ello, como son, por ejemplo, la metodología Systematic Help for an ERP Acquisition (SHERPA)
(Sistach, 1998) o los trabajos de Pérez-Salazar (2013), Wei, et al., (2005), Bradford (2016) o López e
Ishizaka (2017). Estos artículos también recogen referencias a otros trabajos anteriores que tratan
sobre la metodología de selección de sistemas ERP, con lo que se puede tener una idea global de las
propuestas realizadas en los últimos años. Sin embargo, en todos estos estudios se hace hincapié en
una u otra parte del modelo de selección, en alguna de las actividades o fases, pero no se aprecia
ninguna metodología propuesta que incluya todas las actividades necesarias con un mínimo nivel
de detalle para que pueda llevarse a cabo todo el proceso. Por ejemplo, la metodología SHERPA,
pese a ser una metodología especíca y muy detallada, no hace comentarios sobre el equipo de
proyecto y los perles que en él deben participar, además de tener unos criterios funcionales que
podrían ser actualizados a la situación actual. En el caso de Bradford (2016) su propuesta comienza
directamente por el análisis de requerimientos, sin tener en cuenta pasos previos. En el caso de Wei
et al (2005) se centra mucho en la valoración comparativa entre alternativas, aunque no indica
nada de actividades como las demostraciones de producto, visitas o negociación, entre otras.
Rivera y Pérez Salazar (2013) hacen una revisión de la literatura muy interesante, proponen en su
trabajo una serie de actividades a realizar para seleccionar un ERP en base a las diferentes fases
identicadas en diversos trabajos. Pero su trabajo se centra más en la revisión bibliográca, y se
presenta una metodología en la que se entra en poco detalle a cada actividad, pasando directamente
de la constitución del equipo de trabajo al análisis de requerimientos y criterios a evaluar. Tampoco
propone un método para la evaluación y comparación de las diferentes alternativas. Por tanto, no
llega a ser una propuesta operativa para una PYME.
En la investigación que se presenta en este artículo, se recogió toda la información de estas propuestas
revisadas, así como de los trabajos que se citan, y se contrastó con la experiencia de expertos y
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empresas usuarias de ERP, que evidentemente, habían tenido que seleccionar previamente el
sistema. El panel de expertos se compuso de dos perles. Por una parte, académicos especialistas
en el área de los sistemas de información, y por otra, profesionales, consultores y responsables
de empresas implantadoras y fabricantes de sistemas ERP. Con ello, se compuso un panel de 10
expertos y se utilizó el método Delphi, uno de los métodos que mejor se adecua para abordar
campos cientícos en continua evolución, como es el que aquí se investiga, fundamentalmente para
detectar factores claves en la gestión de los Sistemas de Información, y predecir su evolución futura
(Luna Huertas, et al., 2005).
En función de las propuestas de las investigaciones citadas, y de las aportaciones y experiencia de
los expertos y empresas usuarias de sistemas ERP con los que se ha contado en esta investigación, se
proponen una serie de actividades que se han de llevar a cabo secuencialmente como metodología
para la selección de un sistema ERP. En este caso, no se está haciendo desde un punto de vista de
gran empresa, ni desde un nivel estratégico, como suele suceder en los estudios revisados, sino que
se hace desde un punto de vista de las necesidades de una PYME, y a nivel operativo.
3. PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA SELECCIÓN DE UN
SISTEMA ERP
En primer lugar, cabe decir que, antes de comenzar a aplicar la metodología de selección del ERP,
la empresa u organización que lo quiere implantar, debería plantarse la siguiente pregunta: ¿está
la organización realmente preparada para implantar un ERP? Implantar un sistema ERP no es ni
mucho menos como instalar un nuevo software, ni como otro proyecto del departamento de TI.
Hay que tener en cuenta que supone un cambio estratégico y organizativo que afectará a toda la
empresa y que necesitará un proyecto que involucre a toda la organización, que debe estar dispuesta
al cambio, impulsado por la más alta dirección. Si no es así, el proyecto debería directamente
descartarse y quizá optar por otra alternativa, como puede ser el desarrollo personalizado (interno
o externo), la integración de paquetes de software especícos por áreas, el mantenimiento de los
sistemas existentes, etc.
Si la respuesta a esta pregunta es armativa, y la empresa está preparada para asumir un cambio de
estas características, lo primero que debe hacer es seleccionar el ERP más adecuado a su situación
y características particulares, para lo que se propone seguir la metodología compuesta por las
actividades que se presentan en la Figura 2 y que se describen a continuación en los apartados
siguientes: