LA GESTIÓN DE PROCESOS ESBELTOS COMO
PRINCIPIO DE MEJORA. UN CASO APLICADO A
UNA COMERCIALIZADORA
LEAN PROCESSES MANAGEMENT AS A PRINCIPLE OF
IMPROVEMENT. A CASE APPLIED TO A COMMERCE
Blanca Carballo-Mendívil
Dra. Ingeniera Industrial. Docente, Instituto Tecnológico de Sonora. Obregón, Sonora (México).
E-mail: bcarballom@gmail.com ORCID: https://orcid.org/0000-0003-0966-7146
Alejandro Arellano-González
Dr. Ingeniero Industrial. Docente, Instituto Tecnológico de Sonora. Obregón, Sonora (México).
E-mail: aarellanog@gmail.com ORCID: https://orcid.org/0000-0002-6594-8391
Nidia Josena Ríos-Vázquez
Dr. Ingeniero Química. Docente, Instituto Tecnológico de Sonora. Obregón, Sonora (México).
E-mail: nidia.rios@itson.edu.mx ORCID: https://orcid.org/0000-0002-9134-7135
Recepción: 30/05/2018. Aceptación: 20/06/2018. Publicación: 24/08/2018
Citación sugerida:
Carballo-Mendívil, B., Arellano-González, A. y Ríos-Vázquez, N. J. (2018). La gestión de procesos esbeltos
como principio de mejora. Un caso aplicado a una comercializadora. 3C Empresa: Investigación y pensamiento
crítico, 7(3), 60-81. DOI: http://dx.doi.org/10.177993/3cemp.2018.070335.60-81/
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3c empresa. Investigación y pensamiento crítico. ISSN: 2254-3376
RESUMEN
Se presenta el diseño de un sistema empresarial que promueve la gestión del proceso principal
de una empresa comercializadora, al establecer actividades de planeación, monitoreo y control
de indicadores. Asimismo, para orientar a esta empresa a un sistema de mejora continua, se
implementan herramientas bajo una losofía esbelta a nivel estratégico y operativo, atendiendo a
los requerimientos que le plantea su entorno, su estrategia corporativa y las expectativas del cliente.
Como resultado, la implementación del sistema de gestión de procesos propuesto para la empresa,
promueve el aprovechamiento de las tecnologías tanto para el benecio de los procesos internos para
que estos sean ecientes, como para generar información que permita tomar mejores decisiones
estratégicas que impacten en la competitividad de la empresa.
ABSTRACT
The design of a business system that promotes the management of the main process of a trading company is presented,
by establishing activities of planning, monitoring and control of indicators. Also, to guide this company to a system of
continuous improvement, tools are implemented under a lean philosophy at a strategic and operational level, meeting
the requirements of its environment, its corporate strategy and customer expectations. As a result, the implementation
of the process management system proposed for the company, promotes the use of technologies both for the benet of
internal processes to make them ecient, and to generate information to make better strategic decisions that impact on
the competitiveness of the company.
PALABRAS CLAVE
Enfoque de procesos, Gestión, Diseño de sistemas, Mejora, Herramientas lean.
KEY WORDS
Process approach, Management, Systems design, Improvement, Lean tools.
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Ed. 35. Vol.7 Nº 3. Agosto-Noviembre 2018
DOI: http://dx.doi.org/10.17993/3cemp.2018.070335.60-81/
1. INTRODUCCIÓN
En la actualidad, las organizaciones tienen un reto mayor al que han tenido en el pasado para lograr
los resultados que se esperan de ellas, esto debido en gran medida a la velocidad en que ocurren los
cambios en materia de Ciencia y Tecnología, y el impacto que estos tienen no sólo en la naturaleza,
sino también en la sociedad.
Las empresas especícamente tienen el reto de ser rentables y competitivas en este entorno caótico,
donde los clientes cada vez exigen más por su dinero y tienen diversidad de opciones para cubrir
sus necesidades en un mundo globalizado. Esto obliga a que adopten un pensamiento holista que
asegure que se estudien todas las variables que afectan a su macro y micro entorno.
Competir en estas condiciones no sólo requiere que las empresas, en sus esfuerzos por prepararse
para afrontar los cambios que transforman aceleradamente a la sociedad, actualicen su tecnología
para mejorar sus procesos operativos y habiliten al personal en su uso, sin que ello afecte al servicio
que ya le ofrecen a los clientes, sino que además es necesario que preparen su sistema de gestión
para asegurar que estos esfuerzos de transformación no sean eventos aislados y obedezcan a un plan
orientado a satisfacer al cliente y otras partes interesadas.
En la literatura se reportan diversos modelos, losofías, técnicas y herramientas que promueven lo
anterior, tal como el enfoque de procesos y la mejora continua que se incluye en la norma ISO 9001
(2015) o la losofía esbelta (“lean”) que engloba diversas herramientas bajo el enfoque de la mejora
continua en sistemas de producción y servicio, a través de la disminución de despilfarro de todo tipo
(Rojas-Jauregui y Gisbert-Soler, 2017; Sanz-Horcas y Gisbert-Soler, 2017).
Sin embargo, antes de aplicar este tipo de herramientas, es necesario que la empresa diseñe sus
procesos, tal como lo ha promovido la reingeniería (Pérez-Andrés, Gisbert-Soler, y Pérez-Bernabeu,
2017), considerando los principios extraídos de la Teoría General de Sistemas de Bertalanfy (1968),
que ha sido promovida para su aplicación en las organizaciones desde el siglo pasado por autores
como Acko (2002), Van Gich (2006), Checkland (1997), entre otros, lo cual asegurará que se
consideren todas las interrelaciones entre el sistema y su ambiente y se tomen mejores decisiones al
observar todas las variables y sus posibles cambios (Simancas-Trujillo, 2009).
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2. CASO DE ESTUDIO: UNA PYME COMERCIALIZADORA
La empresa bajo estudio se dedica al ramo ferretero y de construcción, y tiene presencia en los estados
del noroeste de México (Sonora, Baja California, Baja California Sur y Chihuahua). Actualmente,
se encuentra en una etapa de crecimiento, implementando a un plan de desarrollo y expansión
comercial para atender los diferentes sectores industriales a los cuales van dirigidos sus productos,
quienes exigen que la empresa se adapte y mejore la forma de operar para seguir ofreciendo calidad
en su servicio.
No obstante, aunque es evidente el crecimiento que se reeja en un aumento en el número de puntos
de venta, inversión en infraestructura y tecnología moderna, personal, mayor línea de productos
y servicios, etc., con respecto a cómo inició (etapa de introducción), aún no se han establecido
procesos que complemente la reestructuración física y operativa de las sucursales, sino que se opera
porque “así́ ha funcionado”. No se tienen denidos lineamientos y estándares que respondan a un
plan de gestión en el servicio a estas dimensiones, donde se permita mejorar la atención al cliente
cubriendo las exigencias en el servicio del mercado actual.
Existen algunos indicadores clave que hay que atender, como un alto porcentaje de merma en el
proceso de clave, así́ como tiempos de respuesta superiores a los permitidos, pérdidas de tiempo a
causa de movimientos durante el servicio y en logística de entrega. Todos estos aspectos identicados
en diferentes áreas de la organización carecen de acciones u operaciones que puedan dirigir a la
organización para lograr un impacto positivo y una alineación enfocada al servicio al cliente.
Por su parte, en el área de servicios se ha detectado que la indecisión o falta de aprovechamiento de
las nuevas tecnologías, hace que algunos de sus procesos no sean tan ecientes, como el reparto en el
proceso de solicitud de materiales, el cual se realiza de una manera ineciente en cuanto a tiempos
y forma de elaboración.
Debido a lo anterior, se desea diseñar un sistema permita una gestión orientada a la mejora de
los procesos e impactar así en la satisfacción del cliente con el servicio otorgado. Esto permitirá el
cumplimiento de su estrategia competitiva de negocio, al facilitar el proceso de planeación con base
en datos reales que se monitoreen a través de la medición de indicadores que indiquen el nivel la
productividad del proceso.
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3. REVISIÓN TEÓRICA
3.1. EL CONCEPTO DE GESTIÓN EN LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES
Se entiende como un sistema organizacional a aquellos sistemas de actividad humana que se
desempeñan en un entorno y utilizan otros sistemas diseñados por el hombre, para cumplir con un
propósito establecido (Checkland, 1997).
Una empresa es un tipo de sistema organizacional, y se puede denir como una entidad económica
cuyos integrantes persiguen múltiples intereses, comunes o no, que se reconocen como parte de un
sistema mayor (la sociedad), y que solamente pueden sobrevivir cuando consideran las restricciones
presentes en el contexto donde participan.
De acuerdo con el modelo de empresa de Anderton y Checkland, citado en Wilson (1993), una
empresa se debe componer por diversos subsistemas, no sólo del encargado de la transformación
de las entradas en las salidas esperadas por la empresa (como sus productos y/o servicios), sino que
además se debe tener denido un sistema de gestión que permita que tanto en sus partes, como en
el todo, se planeen, monitoreen y controlen las actividades para el logro del propósito para el cual
fue establecida.
Es necesario aclarar que es común encontrar en la literatura especializada el término Gestión
utilizado como sinónimo de Administración. Sin embargo, se encuentran diferencias en los
conceptos, que expresan que la gestión es una actividad más compleja (ver Tabla 1), ya que no
sólo busca la mejora de la productividad y la competitividad de una organización, sino que implica
el diseño, implementación y control de medidas y estrategias relacionadas con todos los procesos,
productivos y administrativos (Murray, 2002).
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Tabla 1. Diferencias en el concepto de gestión y administración.
Gestión organizacional Administración empresarial
· Viene del latín gestio, y hace referencia a la acción y
consecuencia de gestionar algo.
· Es llevar a cabo actividades que permitan cumplir un
objetivo cualquiera.
· Hace referencia a las estrategias llevadas a cabo
para el logro de la misión organizacional y su viabilidad
económica, tomando en cuenta factores nancieros,
productivos y logísticos.
· Es el proceso encargado de que las actividades se
desarrollen para mejorar el desempeño de todos los
elementos que intervienen en el sistema.
· Viene del latín ad (hacia, dirección, tendencia) y minister
(subordinación u obediencia) y signifca aquel que realiza
una actividad bajo el mando de otro.
· Signica gobernar, disponer, dirigir, ordenar u organizar.
· Es la correcta y adecuada disposición de recursos de
una empresa para lograr la eciencia en su desarrollo y
obtención de ganancias.
· Es el proceso que incluye planifcar, organizar, dirigir y
controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo
con el propósito de lograr las metas de la organización de
manera eciente y ecaz.
Fuente: elaboración propia.
Una buena administración depende de una correcta gestión. La gestión puede ser vista como una
herramienta que posibilita entre otras cosas generar información e integrar aquella dispersa en
áreas, almacenarla y ponerla a disposición de los usuarios como bases de datos, índices, catálogos,
etc., y utilizarla para tomar decisiones en un proceso de mejora continua.
3.2. MODELOS ORGANIZACIONALES CON ENFOQUE DE PROCESOS
Además del modelo de Anderton y Checkland citado en Wilson (1993), que indica que la empresa
tiene cuatro grandes subsistemas, y que dentro de éstos se encuentran inmersas las actividades de
planeación, monitoreo y control, en la literatura se reportan modelos de referencia orientados a
explicitar los factores o actividades que determinan el desempeño organizacional. Se destacan los
establecidos por: a) Porter (2002), que establece cinco actividades principales y cuatro de apoyo en
toda empresa industrial; b) Rummler (2004), quien indica que cualquier empresa además de su
cadena de valor tiene un sistema administrativo y un sistema de gestión, y c) (Arellano-González,
Carballo-Mendívil, y Ríos-Vázquez, 2017), que hacen una diferencia entre los procesos de las
empresas de transformación y las de servicio; y d) el modelo de sistema de gestión de calidad de ISO
9001 (2015), el cual tiene impregnado a la losofía de mejora continua con el precepto de Planear-
Actuar-Vericar-Actual (PHVA).
En general, todos estos modelos indican que existen un conjunto nito de procesos como medio
para entregar valor al cliente, y que de la correcta interacción entre los resultados que brindan cada
una de estos procesos, dependerá́ el éxito de la satisfacción del cliente.
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Asimismo, existen otros modelos que detallan ciertos procesos clave que han sido diseñados con el
objetivo de orientar la reingeniería y mejora de las empresas. Por ejemplo, el modelo presentado
por Ramirez-Torres, Arellano-González y Carballo-Mendivil (2017), que combina el uso de las
tecnologías y la mercadotecnia para generar innovación por medio del diseño conceptual de sistemas
de información de mercadotecnia integral que apoyen a la pequeña empresa de servicios estudiada
en la toma de decisiones y generación de ventajas competitivas.
3.3. HERRAMIENTAS DE APOYO A LA MEJORA DE PROCESOS BAJO UN
PENSAMIENTO ESBELTO
Como lo menciona Sanz-Horcas y Gisbert-Soler (2017), el pensamiento esbelto establece un modelo
de gestión basado en las personas, que dene la forma de mejora y optimización en la producción
bienes y servicios, focalizándose en identicar y eliminar actividades que consumen recursos y no
aportan valor.
Esta losofía de mejora ha sido aplicada exitosamente no sólo en grandes empresas, como Nike,
Kimberly-Clark o Intel (Rojas-Jauregui y Gisbert-Soler, 2017), sino que también puede ser aplicada
en pequeñas empresas (Sanz-Horcas y Gisbert-Soler, 2017).
Dentro de esta losofía esbelta se ponen de maniesto diversas herramientas y técnicas enfocadas a
la creación de un ujo para poder entregar el máximo valor para los clientes, utilizando para ello los
mínimos recursos necesarios (Socconini, 2008; Rojas-Jauregui y Gisbert-Soler, 2017; Sanz-Horcas y
Gisbert-Soler, 2017). Algunas de estas herramientas son las siguientes:
• KAIZEN: es un sistema de mejora continua cuyos pilares son los equipos de trabajo y la
Ingeniería Industrial, que se enfoca en la estandarización de procesos y la eliminación
de desperdicios denominados “muda”, para incrementar la productividad (Atehortua-
Tapias y Restrepo-Correa, 2010). Las herramientas y métodos utilizados en el kaizen son:
Ciclo Planear-Hacer-Vericar-Actuar (PHVA) para la mejora continua de Deming, Justo
a tiempo (JIT), Kanban, Poka yoke, Mantenimiento Productivo Total (TPM, por sus siglas
en inglés), Cambios en un minuto (SMED), control visual, entre otros.
• Cinco eses (5S’s): técnica utilizada para la mejora de las condiciones del trabajo de la
empresa a través de una excelente organización, orden y limpieza en el puesto de trabajo
(Sanz-Horcas y Gisbert-Soler, 2017). Es con la que se debe empezar a trabajar para
facilitar cualquier mejora (Arrieta-Posada, 2007). Consta de cinco actividades: separar lo
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innecesario; denir un lugar para cada cosa y colocar cada cosa en su lugar; mantener
la limpieza; estandarizar los procesos deniendo mecanismos de seguimiento y control; y
generar una disciplina para la búsqueda de la mejora continua.
• Mapeo de la cadena de valor (Value Stream Maping, VSM): herramienta que se usa para
crear mapas de ujo de información y materiales en los procesos, que promueve comenzar
con un mapa de estado actual que indica la situación actual del proceso y después determinar
el estado futuro del mismo al eliminar operaciones que no agregan valor, y con ello reducir
el tiempo asociado, González-Torres y Velázquez-Reyes (2012).
• Hoshin Kanri: metodología que permite una sistematización de los objetivos de una
organización de forma desagregada, a través del desarrollo de un sistema de gestión,
implicando a distintos niveles organizacionales (Rodríguez-Balo y Ferrándiz-Santos, 2004).
4. METODOLOGÍA
Con el objetivo de diseñar para la empresa bajo estudio el sistema gestión orientado a la mejora
de sus procesos, se tomó como referencia la metodología para el diseño de sistemas de apoyo a
la gestión organizacional (MEDS), propuesta por Arellano-González, Carballo-Mendívil y Ríos-
Vázquez (2017), para establecer el siguiente procedimiento:
Paso 1. Describir la situación actual del sistema utilizando herramientas del pensamiento esbelto. Se
inició haciendo una descripción detallada del proceso principal de la empresa (igualación de pinturas
comercializadas), realizando un diagrama del ujo del proceso donde se identicaron las actividades
clave del mismo. Se cuanticaron despilfarros de recursos identicados en él, considerando los siete
tipos de desperdicios asociados a la losofía esbelta y se mapeó en un VSM.
Paso 2. Elaborar denición raíz considerando los elementos del CATOWE. Como apoyo a la fase
del diseño idealizado del sistema de gestión se elaboró una denición raíz aplicando la técnica del
CATOWE, tal como lo recomiendan las metodologías de sistemas suaves (Checkland, 1997), ya
que obliga a identicar a clientes, actores, actividades de transformación, responsable, propósito y
ambiente donde opera el sistema.
Paso 3. Diseñar modelo conceptual idealizando el proceso en las fases del PHVA. Se diseñó́ el
modelo conceptual del sistema de gestión idealizado para la empresa, donde se consideraron las
actividades de planeación, monitoreo y control para asegurar que el proceso se autorregulara y
se orientara a la mejora continua, detallando cada actividad del modelo a un segundo nivel de
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especicación. Asimismo, se elaboró el VSM del estado futuro para que se identicaran las mejoras
en los indicadores del proceso rediseñado.
Paso 4. Diseñar sistemas de apoyo a la gestión a nivel estratégico y operativo que promuevan
acercar la realidad de la empresa al modelo idealizado. A nivel estratégico se establecieron objetivos
críticos que deben ser cumplidos, para lo cual se utilizó la herramienta Hoshin Kanri para establecer
los elementos de la planeación estratégica de la compañía, así como las actividades especicas y
proyectos en todos los niveles que deben desarrollarse para cumplir con sus metas, identicando
objetivos críticos, restricciones, mediciones de desempeño y planes de implementación. Además,
se denieron los habilitadores que se deben desarrollar en el aspecto humano para administrar el
cambio y mantener las mejoras logradas con el desarrollo del proyecto.
5. RESULTADOS
A continuación se presentan los resultados del proyecto desarrollado en la empresa, aplicando la
metodología descrita en el apartado anterior, donde el proceso estudiado es uno de los principales,
ya que a través de él se desarrollan las operaciones que permiten obtener el producto a vender y
generar valor al cliente.
En la Figura 1 se presenta el mapeo del ujo de valor de este proceso, que según Arellano-González,
Carballo-Mendívil y Ríos-Vázquez (2017) se ubica en el centro de la cadena logística de la empresa,
y es donde se genera gran parte del valor que el cliente aprecia de la empresa, ya que a través de él
la empresa se asegura de la entrega del producto nal.
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Figura 1. VSM actual del proceso bajo estudio.
Fuente: elaboración propia.
La Figura 1 se lee de derecha a izquierda a partir de la información que proporcionan las órdenes de
compra de los clientes, las cuales permiten la ejecución de un proceso de planeación que emite un
pronóstico de compra de material que es surtido por el proveedor. Esta actividad de abastecimiento
del almacén principal actualmente toma un lapso de siete días hábiles, que en la gura se representan
en minutos, y otro tiempo adicional para que el producto llegue al almacén secundario de donde
puede ser tomado por el personal que procesa los pedidos del cliente y realiza las operaciones clave
del proceso, para que estos puedan ser entregados al cliente que lo ha solicitado.
El análisis del proceso con esta herramienta del pensamiento esbelto permite identicar no sólo que
las actividades operativas del proceso conllevan una espera que debe realizar el cliente, afectando
la percepción que tiene de la empresa y su satisfacción, sino que también existen actividades
administrativas y de gestión que se involucran en el logro del cumplimiento de los objetivos de la
empresa vista como un todo.
Es evidente que este proceso presenta una situación problemática, por lo que se hace necesario idear
un sistema de gestión que idealice el proceso clave en la generación de valor. Este ideal se declara
en un solo enunciado que expresa su denición raíz como un: “Sistema de gestión para la mejora
del desempeño del proceso de generación de valor, operado por el personal que atiende al cliente
y su administrador, quien partiendo de un plan del desempeño, realiza planes y proyectos con base
en la medición de indicadores e identicación de hechos y situaciones reales ocurridas en todos
los procesos, lo cual permite la evaluación de logro de metas y objetivos, y así orientarse hacia un
proceso de mejora continua que impacte directamente en la satisfacción del cliente”.
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El servicio al cliente es la clave para el éxito en las empresas del sector terciario, tal como lo indica
Restrepo-Ferro, Restrepo-Ferro y Estrada-Mejía (2006), quienes relacionan este éxito no sólo con el
servicio al cliente, sino también con marketing, ventas, facturación y cartera. Por su parte, Varón-
Sandoval (2013) destaca como una de las actividades clave en el servicio al cliente los elementos
relacionados con áreas del conocimiento, no sólo en el marketing, sino en la calidad y la logística de
las operaciones. Es por ello que las empresas deben prestar atención debida a sus sistemas de gestión
y establecer esfuerzos para diseñar o rediseñar aquellos que no le permiten orientarse a la mejora.
Para mejorar la situación de la empresa, se diseñó el sistema idealizado que se presenta en el modelo
conceptual de la Figura 2, el cual detalla las actividades del proceso generador de valor clasicándolas
en cada una de las fases de la mejora continua: Planear (P), Hacer (H), Vericar (V) y Actuar (A).
Figura 2. Modelo conceptual del sistema de operaciones para la prestación del servicio.
Fuente: elaboración propia.
El sistema de gestión idealizado en el modelo de la Figura 2 inicia con la fase del Planear al elaborar
la planeación del desempeño del proceso, para lo cual se revisa la información disponible del
desempeño anterior del proceso, se establecen y/o actualizan los objetivos del proceso a partir de la
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estrategia organizacional, se denen indicadores y metas, y se proponen proyectos y planes para su
implementación. Una vez denido este plan, se realiza la planeación de la prestación del servicio,
después de revisar los nuevos proyectos establecidos para la mejora del desempeño del proceso,
establecer y/o actualizar planes de trabajo operativos, y actualizar procedimientos operativos.
Después de planear ya se puede iniciar con la fase del Hacer, donde se desarrollan las operaciones
para la generación de valor en la empresa, al recibir orden de producción para el proceso, vericar
datos de la orden (fecha, nombre del cliente, fecha de entrega), datos del producto (cantidad,
color, base, calidad) y datos del registro (cliente, área, registro), solicitar el material requerido,
realizar la preparación de igualado, de acuerdo a los requisitos de la orden de compra, así como
el almacenamiento del material preparado, colocándose en el área de producto terminado,
debidamente etiquetado, para su entrega, y registrar datos en el sistema de información.
Posteriormente, para cumplir con la fase del Vericar para la gestión, se deben identicar situaciones
indeseadas durante la prestación del servicio, al analizar hechos ocurridos durante el desarrollo de
operaciones que pongan en riesgo el logro de las metas y registrar eventos y riesgos. Con esto, se
puede realizar seguimiento a indicadores y metas, al revisar información registrada sobre hechos
ocurridos durante el desarrollo de actividades, calcular indicadores, determinar cumplimiento de
metas y registrar los hallazgos en el sistema de información. Con toda esta información se puede
evaluar el desempeño del proceso de generación de valor, al revisar información sobre logro de
metas, indicadores de satisfacción al cliente y éxito de acciones de mejora implementadas y denir
áreas de oportunidad para la mejora.
Por último, el sistema de gestión permite establecer medidas de control inmediata al analizar
información sobre situaciones indeseadas durante el desarrollo de las operaciones, y establecer
medidas inmediatas para la atención de estas situaciones indeseadas, y posteriormente implementar
acciones para mejorar el desempeño del proceso al analizar área de oportunidad para la mejora
denidas y establecer medidas inmediatas para la actualización de planes y procedimientos
operativos, así como para los mecanismo de planeación y evaluación del desempeño.
En síntesis, el sistema de gestión que establece el modelo diseñado permite la gestión adecuada
del servicio y que el proceso genere los resultados esperados, para que de esta manera no sólo se
implementen cambios aislados como lo ha hecho la empresa hasta la fecha, sino que se integre
con el resto de los procesos organizacionales, como el proceso de compras y de servicio posventa,
manteniendo activa la relación con el cliente que demanda el producto/servicio.
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Asimismo, en la Figura 3 se presenta el mapa de ujo de valor del estado futuro en formato de VSM,
donde se expresan las operaciones que se deben realizar para la generación de valor, aplicando el
pensamiento esbelto, donde se indica en los círculos de los costados, aquellas actividades que no
se pueden modicar, ya que son restricciones externos del sistema operativo. Sin embargo, en el
círculo central sí es posible implementar mejoras para reducir los tiempos de servicio a 7 minutos
por cliente, lo cual sería la meta de la fase del Hacer del sistema de gestión diseñado en la Figura 2.
Figura 3. Mapa de ujo de valor del estado futuro del proceso bajo estudio.
Fuente: elaboración propia.
Para lograr la meta establecida en el VSM futuro de la Figura 3, se debe complementar el sistema
de gestión diseñado, implementando eventos kaizen que favorezcan la mejora al denir programas
operativos como la implementación de las 5S’s, desarrollando a detalle los sistemas de planeación
del desempeño del proceso y de la prestación del servicio, con la aplicación de herramientas como
el Hoshin Kanri (ver Figura 4), y el establecimiento de indicadores y metas para la medición del
cumplimiento de las directrices estratégicas, documentándolos en chas de indicadores y box score
como apoyo para el registro de los datos requeridos para el cálculo.
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Figura 4. Plan de gestión del proceso a corto y largo plazo.
Fuente: elaboración propia.
La herramienta Hoshin Kanri permite facilitar la identicación de objetivos críticos, evaluar las
restricciones, establecer mediciones de desempeño y desarrollar los planes de implementación en el
sistema de gestión diseñado (Rodríguez-Balo y Ferrándiz-Santos, 2004). En la Figura 4 se pueden
observar tres directrices e indicadores establecidos en el nivel directivo a través de esta herramienta,
así́ como las estrategias para lograrlas e indicadores para medir el avance a nivel gerencia. Asimismo,
se explican las actividades a desarrollar para implementar los proyectos de mejora y sus responsables.
Por su parte, en el tablero de indicadores de la Tabla 2 se establecen las métricas que permiten
realizar la planeación operativa del proceso de prestación del servicio en sus elementos estratégicos,
clave y de soporte. Se entende como estratégico a aquellos que permiten la generación de datos que
se requieren para determinar el nivel de logro de los resultados esperados por el proceso, mientras
que los clave se relacionan con la eciencia del proceso, y los de soporte aquellos relativos al recurso
humano involucrado y el equipo utilizado.
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Tabla 2. Tabla de indicadores propuestos para la medición del sistema.
RESPONSABLEFRECUENCIAFÓRMULAINDICADORELEMENTO
Gerente de VentasMensualDato DirectoImpulso de productos
de bajo movimiento
Estratégico
Coordinador de
Calidad
Mensual# de clientes satisfechos/ #
de clientes *100
% de satisfacción del
cliente
Gerente de Ventas MensualVenta del mes en curso-Venta
de mes Anterior= Incremento
en la venta.
Incremento en la venta / (suma
de las ventas de los meses) -1
*100
% de crecimiento en
ventas
Encargado de
Mostrador
SemestralDato Directo Mermas de inventarioClave
Encargado de
Mostrador
MensualDato directoÍndice de cancelación de
facturas
Gerente de PisoMensual# de órdenes de compras
surdas en su totalidad/ # de
ordenes.
Nivel de servicio
Gerente de Recursos
Humanos
Semestral# de capacitaciones
ejecutadas/ # de
capacitaciones programadas
*100
% de cumplimiento
de las capacitaciones
programadas al año
Soporte
Encargado de
Flotilla Vehicular
Bimestral
(Monitoreo)
(Consumo de combustible
del mes anterior + consumo
de combustible del mes en
curso) / 100 - 1
% reducción de gastos
de combustible
Fuente: elaboración propia.
Además, el sistema de gestión requiere que los identicados que se establezcan se documenten en
chas de indicadores, como el que se representa en la Figura 5 para una de las directrices establecidas
en el Hoshin Kanri, que es la reutilización de los productos considerados como merma por errores
en igualación para su aprovechamiento, que para su medición se dene como métrica el indicador
denominado “Salida del material de merma por venta en piso”, para el cual se establece una meta
del 80% para efectos ilustrativos.
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Figura 5. Ejemplo de cha de indicadores.
Fuente: elaboración propia.
El ejemplo mostrado en la cha del indicador de la Figura 5 representa un formato con los datos
que se consideran críticos para el sistema de medición que permita evaluar el proceso y orientarlo a
la mejora continua, tal como lo establece el enfoque de procesos que se promueve por la familia de
normas ISO 9000 (2015).
De la misma manera, para favorecer el mantenimiento de estas mejoras, se requiere entendimiento
y convencimiento de las acciones requeridas para lograr la transformación. Por ello, como apoyo se
denieron una serie de habilitadores y su estrategia para desarrollar el aspecto humano (ver Tabla
3).
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Tabla 3. Habilitadores a desarrollar para promover el éxito en el cambio organizacional.
Consolidación y
seguimiento
ImplantaciónDesarrolloPlaneaciónHabilitadores
Lograr la
implementación de
la nueva cultura
organizacional y
mantenerla en el
personal y personal
de nuevo ingreso.
Por medio de
reuniones,
capacitaciones
y eventos para
determinar hacia
donde se dirige la
empresa.
Esta etapa es relacionada
con la fase de
descongelamiento.
Dividir por
segmentos y grupos
de empleados a la
organización.
Alineación de la
cultura
Institucionalizar
el modelo de
comunicación interna
Envío de
información de
interés general
por medios
electrónicos.
Reuniones de
información.
Su objetivo es comunicar
y crear el canal adecuado
de comunicación
dependiendo del
departamento.
Desarrollar
estrategia de
comunicación de
cambio.
Analizar las
herramientas de
comunicación para
la empresa
Comunicación
La primera fase
requiere de un
seguimiento conforme
se consolide la
identidad de la
organización.
De acuerdo a la
primera fase de
cambio en la cual
esta la organización
se realiza la primera
fase de programa
identidad.
El programa de
capacitación se divide
en 3 aspectos: identidad
(servicio al cliente,
misión, visión, valores);
procesos (conocimientos
de procesos) y
mantenimiento
(mantenimiento de
equipos.)
Necesidades
de capacitación
detectadas:
servicio al cliente,
conocimiento
de equipos,
conocimiento
de procesos,
conocimiento de
visión, misión
y valores de la
organización.
Capacitación
Fuente: elaboración propia.
Estos habilitadores permitirán que lo establecido en el modelo conceptual del sistema diseñado,
oriente la gestión de los procesos de la empresa bajo una losofía de mejora continua, que aunque
no es algo nuevo en la literatura, normalmente está asociada a temas de calidad como los derivados
de ISO 9001. En la actualidad, las exigencias de los clientes, que han sido más evidentes desde el
nuevo milenio, hacen necesario que se integren sistemas y herramientas, como se realiza en esta
propuesta para la empresa bajo estudio donde se utiliza el enfoque de sistemas y el pensamiento
esbelto.
Asimismo, este estudio puede ser replicado en otras pequeñas empresas como la estudiada, que no
han podido formalizar sistemas de gestión ISO 9001, para ayudarlas a que generen la información
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3c empresa. Investigación y pensamiento crítico. ISSN: 2254-3376
requerida para mejorar los procesos de gestión internos, que es el primer paso que se requiere dar
para poder responder a los cambios que son cada vez más rápidos y globales.
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En la actualidad, para que una empresa sea competitiva y pueda cumplir con todos los requisitos
que se le presentan, primeramente requiere contar con un sistema de gestión que le permita generar
información para que pueda tomar decisiones adecuadas.
Para la empresa bajo estudio fue primordial incluir en su proceso de desarrollo, que es evidente
por la expansión de sus puntos de venta, un proyecto de diseño que le garantizara establecer los
procesos acordes a su plan estratégico, y que además permitiera una operación esbelta al establecer
lineamientos y estándares orientados a la obtención de la calidad y la mejora del servicio al cliente,
tal como lo establece esta losofía operacional.
Lo anterior posibilitó disminuir el porcentaje de merma en el proceso de clave y el tiempo de respuesta
al cliente, gracias a la implementación de mejoras a través de eventos kaizen, que permitieron reducir
movimientos durante el servicio y en logística de entrega, minimizando los despilfarros detectados,
logrando así un impacto positivo y una alineación enfocada al servicio al cliente, para brindarle
ventajas competitivas que garanticen su permanencia en el mercado nacional, y darle las bases para
competir con empresas con niveles de gestión maduros como el caso de las transnacionales.
Asimismo, la implementación del sistema de gestión de procesos propuesto para la empresa,
promoverá el aprovechamiento de las tecnologías tanto para el benecio de los procesos internos
para que estos sean ecientes, como para tomar generar información que permita tomar mejores
decisiones estratégicas que impacten en la competitividad de la empresa.
Sin embargo, mejorar los procesos de gestión internos es el primer paso para poder responder a los
cambios que se le presentan a una empresa. Por ello, se recomienda complementar la propuesta con
un sistema que permite hacer un análisis de los datos generados a través de metodologías derivados
de Inteligencia Articial, como “machine learning” o “big data”, de tal manera que se puedan
relacionar todos los datos que se recolecten de los procesos, clientes y del entorno, aprovechando
la tecnología que actualmente disponible, y manteniéndose alerta a la forma en la que los clientes
consumen, dado que estos son cada vez más cambiantes, de manera rápida y global.
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Ed. 35. Vol.7 Nº 3. Agosto-Noviembre 2018
DOI: http://dx.doi.org/10.17993/3cemp.2018.070335.60-81/
7. AGRADECIMIENTOS
Como parte del Laboratorio Nacional en Sistemas de Transporte y Logística-Consolidación, los autores
agradecen el apoyo recibido a través del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología de México (CONACYT)
a través del programa de “Laboratorios Nacionales”. Al mismo tiempo, se agradece al Instituto Tecnológico
de Sonora (ITSON) por el nanciamiento otorgado a través del programa PROFAPI 2018 y PFCE 2018.
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